Рано или поздно у каждого человека, ведущего активный образ жизни, возникает желание взять под контроль свою жизнь и упорядочить дела. И тут на помощь приходит наука тайм-менеджмента. В настоящее время разработано несколько десятков (сотен?) методик управления своим временем. Пытаясь найти оптимальную для себя методику тайм-менеджмента, я прочел десятки статей в интернете, несколько книг и опробовал на себе около дюжины программ планировщиков и todo-менеджеров. Как мне кажется, на данный момент самой эффективной методикой тайм-менеджмента является система Getting Things Done (GTD), разработанная и продвигаемая Дэвидом Алленом.
Я прочитал книгу и досконального изучил GTD. После этого передо мной встала задача найти десктопную программу, заточенную именно под эту систему. Задача эта, скажу я вам, оказалась непростой. Считаю излишним описывать сам процесс поиска и все те приложения, которые мне пришлось испробовать по ходу этого процесса, скажу лишь, что в конечном итоге мой выбор пал на My Life Organized (MLO). И по сей день я считаю MLO лучшим GTD-ориентированным приложением из всех существующих. В MLO есть все для того, чтобы одновременно управлять сотнями дел и десятками проектов. Программа очень гибкая, имеет множество настроек, но при этом у нее стройный не перегруженный интерфейс. Главное достоинство MLO — это список todo, который при должной настройке показывает только актуальные действия и скрывает действия, время которых еще не наступило или выполнение их блокировано зависимостью от других событий.
Пользовался программой я довольно долго, но со временем стал замечать одну вещь. В связи с тем, что программа десктопная, активно я ее использовал только в рабочее время и за рабочим компьютером. На домашнем же ПК приложение запускать мне было лень, не в последнюю очередь из-за несовершенной системы синхронизации с облаком. В движении же заносить дела было и вовсе муторно, опять же хромал клиент для iOS. В результате эффективно администрировать удавалось лишь рабочие задачи, личные же оставались не у дел. Меня это расстраивало. “Вот если бы мне был доступен веб-сервис с хорошим iOS-клиентом, вот тогда бы я зажил!” — думал я. Ведь можно было бы держать этот менеджер в открытой вкладке браузера и параллельно серфить контактик, “обнуляя” мозги после тяжелого рабочего дня, а находясь вне офиса или дома, управлять делами с телефона. Несколько раз я пытался слезть с MLO в пользу тех или иных сервисов, изначально имеющих веб-интерфейс, но не находил ничего, хотя бы частично перекрывающего функционал MLO. К тому же трехлетний стаж использования последней выработал у меня определенные привычки в работе, отходить от которых не хотелось. В конечном счете я пришел к мысли, что ради движения вперед, нужно пожертвовать привычками и смириться с упрощением функциональности. В очередной раз, протестировав несколько веб-сервисов, я остановился на китайском(!) продукте doit.im. И, по моему скромному мнению, сервис этот максимально соответствует философии GTD, имеет очень приятную веб-морду и потрясающий iOS-клиент. Но обо всем по порядку!
Оглавление:
Знакомство с сервисом. Регистрация.
Мобильные клиенты сервиса для iOS и Android
Принципы GTD применительно к сервису doit.im
Знакомство с сервисом. Регистрация.
Процесс регистрации оказался максимально простым. Достаточно заполнить несложную форму, указать ник (он же логин), дважды адрес электронной почты и пароль. После этого можно сразу начать работу. Правда позже нужно все равно подтвердить регистрацию по ссылке из электронного письма. Языком интерфейса можно установить английский, японский либо одно из наречий китайского языка. Несмотря на то, что русского языка в этом списке нет, кириллицу сервис переваривает без проблем.
Интерфейс и принципы работы.
Основной экран вертикальной чертой разделен на две зоны: слева — способы отображения задач, справа — сами задачи. Понятия “папка” как такового в сервисе нет, следовательно, нет и вложенности папок (но далее по тексту я для удобства все таки буду оперировать термином «папка»). По сути, выбрав тот или иной пункт в левом списке, в правой части я увижу задачи, которым присвоен определенный ярлык. Например нажав на Focus>Today, я получу все задачи, которые нужно выполнить сегодня, выбрав Context>Computer — все задачи, которым присвоен контекст Computer, и т.д. Задачи можно объединять в Проекты, присваивать им Контексты, назначать приоритет и задавать Deadline. Кроме того, задачи можно помечать Тэгами. Изначально список дел не пустой, он наполнен заданиями, которые позволяют в игровой форме ознакомится с основными функциями сервиса.
В разделе Focus собраны способы сортировки задач по времени:
— Today — задачи на сегодня;
— Next — задачи без привязки ко времени, так называемые “следующие действия”;
— Tomorrow — задачи на завтра;
— Scheduled — задачи, назначенные на любой день, начиная с послезавтра;
— Someday — задачи на “когда-нибудь”;
— Waiting — задачи, которые нельзя выполнить, пока не выполнится определенное условие.
В разделе Projects собраны все проекты.
В разделе Goals можно записать свои цели, но вот привязать задачу или проект к какой-либо цели нельзя.
Раздел Contexts содержит список контекстов, нажав на любой из них мы увидем в правой части только те задачи, которым присвоен этот контекст.
Интересным мне показался раздел Filters. Помимо простого поиска в сервисе присутствует так называемый advanced search, который позволяет наложить любое количество фильтров на поисковую выдачу. Каждый раз когда мы ищем задачу через advanced search, у нас есть возможность сохранить конфигурацию фильтров поиска, задав произвольное имя. Список таких вот сохраненных конфигураций и отображается в разделе Filters. Нечто похожее есть в RTM — там это называется smart-списки.
Далее идет пункт Completed, в котором можно просмотреть все выполненные задачи за все время. При этом выполненные больше месяца назад задачи не удаляются, а архивируются. Архив также доступен для просмотра и поиска.
Пункт Trash — это обычная корзина. Удаленные задачи попадают в корзину, но их можно восстановить впоследствии. Корзину можно очистить в любой момент без возможности восстановления очищенных задач.
В сервисе предусмотрено управление горячими клавишами, что добавляет удобства. Список горячих клавиш можно найти в хелпе.
Присутствует реверанс в сторону консольщиков — можно добавлять задачи, задавая параметры (контекст, тэг, проект и т.д.) с помощью специальных символов (позаимствована идея у сервиса Remeber The Milk). Например, если ввести: Купить молока ^Today @Магазин #Быт !High &Покупки — будет создана задача “Купить молока” с датой выполнения Сегодня, имеющая контекст Магазин, помещенная в проект Быт, с высоким приоритетом и которой будет присвоен тэг Покупки.
Сервис не был бы таким привлекательным без системы напоминаний. На любую задачу можно установить сколько угодно напоминаний за n-дней/часов/минут до выполнения задачи. Выбрать можно либо popup, либо напоминание электронным письмом. При этом popup напоминания будут выскакивать как в браузере, так и на мобильных устройствах с предустановленным клиентом сервиса doit.im. На важные задачи я обычно устанавливаю по 2-3 напоминания.
Помимо всего прочего в сервисе присутствуют зачатки системы коллективной работы. В сервисе есть адресная книга, в которую можно добавить сотрудника, указав адрес его электронной почты. После того как этот сотрудник, со своей стороны, подтвердит добавление, вы сможете отправлять ему задачи. В любой момент можно посмотреть выполнена ли та или иная порученная задача, просто выбрав имя сотрудника из списка в адресной книге.
Сервис дает возможность синхронизировать задачи с google-календарем. Мелочь, а приятно!
Мобильные клиенты сервиса для iOS и Android
При выборе замены MLO, одним из основных требований к новому сервису, было наличие адекватного мобильного клиента. У doit.im с этим полный порядок. В качестве основного телефона я использую iPhone, и, соответственно, ближе знаком с клиентом для iOS (ссылка в AppStore). Сделано приложение аккуратно, работает быстро, и что важно: синхронизация с облаком происходит за пару секунд даже через EDGE. Просматривать текущие задачи и добавлять новые достаточно комфортно. Ну и самое главное: смартфон, в отличие от ПК, практически всегда рядом, а значит я всегда смогу получить напоминания о неотложных задачах. Ниже я разместил несколько скриншотов (кликабельно):
Клиент для Android (ссылка в Google Play) практически не отличается от своего яблочного брата в плане интерфейса. Разве что «Умное добавление задачи» постоянно висит в центре уведомлений, а не внутри приложения как в iOS. Если придираться, то скажу, что графический интерфейс не такой плавный как в приложении для iOS. Скриншоты (кликабельно):
Принципы GTD применительно к сервису doit.im
Главная модель методологии GTD — Управление рабочим процессом — состоит из пяти фаз, сервис в той или иной степени оптимизирован под эти пять фаз:
1) Сбор. Любую информацию, попадающую ко мне и требующую действия с моей стороны, я формулирую в задачу и заношу в Inbox (а чаще всего сразу в одну из папок в разделе Focus);
2) Обработка и 3) Организация. Регулярно я просматриваю папку Inbox и перемещаю из нее задачи в соответствующие папки, в зависимости от того, когда и где эта задача должна быть выполнена; при необходимости я создаю новый проект. Задачи, на выполнение которых требуется меньше двух минут, я «убиваю» сразу;
4) Обзор. По несколько раз в день я просматриваю списки для контроля выполнения задач. Помимо этого каждое утро я делаю ежедневный обзор, а в пятницу вечером еженедельный обзор для корректуры и планирования своих действий на день/неделю;
5) Действие. Просматривая задачи из папок Today и Next я выбираю задачу, которая мне больше нравится, и приступаю к ее выполнению, конечно, при этом я учитываю приоритет и срочность.
In use. Стоимость.
Несмотря на то, что сервис doit.im мне очень понравился, я все же пошел на компромисс, когда сделал его своим основным GTD-инструментом. Главная моя претензия к сервису заключается в отсутствии вменяемого списка todo. Если в MLO есть один общий список, куда попадают все одиночные задачи и задачи из проектов, вне зависимости от того, привязаны ли они ко времени, или это просто следующее конкретное действие, то в doit.im единого списка нет. Приходилось прыгать с папки Today в папку Next, а из нее в папку Waiting. Кончилось все тем, что я плюнул на это дело и просто перестал использовать эти две папки, а все задачи, непривязанные к конкретной дате, стал «кидать» в Today. Вторым существенным недостатком doit.im я считаю отсутствие таких понятий, как папка и вложенность папок — объединять задачи можно только в проекты. Это затрудняет эффективную систематизацию задач. В MLO у меня была отдельная папка для одноранговых задач, папка для проектов, папка для рутины, у меня даже были папки с целями по разным сферам жизни и папка с целями «категории А». Сейчас же я не использую категорий, что затрудняет фокусирование при ежедневном и еженедельном обзорах.
В конечном счете преимущества сервиса перевесили, и я решился на «переезд», и, спустя несколько месяцев, я могу сказать, что не жалею об этом. Я обязан затронуть вопрос стоимости сервиса. В «базовой комплектации» сервис бесплатен, бесплатны и клиенты для мобильных платформ. Годовая premium-подписка стоит 20 долларов, если платить помесячно, то стоимость вырастет до 2$/месяц. Обладатель premium-аккаунта сможет неограниченное число раз синхронизировать данные с облаком на различных устройствах. Исключением, по понятным причинам, является доступ к сервису через веб-интефейс. Я подписку купил не задумываясь, благо цена по отношению к стоимости подписок других подобных сервисов весьма демократичная. Перед покупкой в течение двух месяцев премиум аккаунт доступен бесплатно.
Сервис работает без нареканий, он красив и продуман. Приложение под iOS регулярно обновляется. Я как-то написал в поддержку и получил ответ в тот же день! Неплохо, с учетом разницы в часовых поясах. Китайцы в очередной раз удивляют. В хорошем смысле этого слова. Теперь мой личный список превосходных (amazing?) китайских продуктов пополнен. В один ряд с MIUI и продукцией компании MEIZU встает GTD-менеджер от ребят из Ханчжоу — DOIT.IM.